Telefony służbowe stanowią element pracy wielu osób i często podawane są jako atuty w ofertach zatrudnienia. Jest to jednak zobowiązanie, zarówno dla pracodawcy, jak i dla otrzymującego go pracownika. Co to znaczy mieć telefon służbowy i o czym powinno się pamiętać przed przekazaniem go zatrudnionemu? Oto najważniejsze informacje.
Spis treści:
- Telefon służbowy – zasady korzystania
- Jaki telefon służbowy wybrać?
- W jaki sposób chronić dane osobowe znajdujące się na służbowym telefonie?
Telefon służbowy – zasady korzystania
Telefon służbowy to urządzenie niezwykle przydatne w prowadzeniu własnej działalności. Pozwala na oddzielenie życia prywatnego od pracy i gwarantuje pewność kontaktu z pracownikami, kiedy jest to konieczne.
Aby ze służbowego telefonu mogły skorzystać obie strony, warto sporządzić odpowiednią umowę, zawieraną między pracownikiem a przedsiębiorcą. Jednym z ważniejszych punktów jest wyznaczenie zasad telefonu służbowego – w jaki sposób się nim posługiwać, do czego jest przeznaczony i jakim warunkom podlega jego użytkowanie.
W umowie powinny być zawarte takie informacje jak:
-
marka, model, rodzaj abonamentu na telefon;
-
dołączone akcesoria, np. ładowarka, słuchawki, karta pamięci;
-
numer IMEI i karty SIM;
-
zasady postępowania z firmowym telefonem, np. w wypadku kradzieży, zgubienia lub używania w czasie prywatnym.
Warto pamiętać także o tym, że telefon służbowy jest narzędziem do pracy, dlatego należy zadbać o to, aby faktycznie był używany w tym celu.
Duże firmy często celowo uniemożliwiają instalowanie aplikacji na urządzeniach, które nie znajdą się na wcześniej przygotowanej i zatwierdzonej liście. Chociaż jest to silne ingerowanie w możliwości smartfona, w działaniu tym jest jeden główny cel – zachowanie bezpieczeństwa. Dzięki temu nie ma możliwości instalowania podejrzanych programów, które mogą być zawirusowane i stanowić furtkę np. do wycieku danych klientów.
Jaki telefon służbowy wybrać?
Wybór telefonu służbowego w dużej mierze zależy od działalności i zajęcia, jakie na co dzień wykonują osoby zatrudnione. Inne wymagania będą wobec urządzeń dla handlowców, inne dla osób pracujących fizycznie. Kolejną zmienną może być oprogramowanie telefonu. Wybór Androida pozwala na większy dobór urządzeń w różnym przedziale cenowym, z kolei iOS jako system zamknięty jest o wiele lepiej zintegrowany z innymi urządzeniami w tym samym środowisku.
Przeciętnie, podczas wyboru telefonów firmowych dla pracowników, sugeruje się urządzenia w przedziale 1-2 tys. zł. Są to telefony ze średniej półki, w przypadku których jakość względem ceny jest na bardzo zadowalającym poziomie. To szczególnie dobre rozwiązanie dla osób w małych i średnich firmach, które szukają urządzeń spełniających warunki wydajnej pracy, a nie będących flagowymi modelami.
Operatorzy telefonii ze względu na zapotrzebowanie na służbowe telefony przygotowują oferty promocyjne dla swoich klientów. Play dla Firm w ramach Smart Deals oferuje wiele telefonów z możliwością opłaty miesięcznej z abonamentem lub poniesienia jednorazowych kosztów za urządzenie. W umowie uwzględnione są m.in.:
-
dostępna ilość GB internetu;
-
limity prowadzenia rozmów, SMS-ów i MMS-ów.
Dodatkowo firmy mogą skorzystać z różnych okazji operator, np. otrzymać za darmo słuchawki do telefonu. W wielu sytuacjach rozwiązaniem może być także urządzenie w ramach leasingu. Jeśli ze względu na wykonywaną pracę konieczny jest zakup drogiego sprzętu, warto rozważyć taki krok. Należy pamiętać, że firma ma przede wszystkim generować zyski, a często można znaleźć urządzenia o podobnych parametrach, tańszych nawet o kilkaset złotych.
W jaki sposób chronić dane osobowe znajdujące się na służbowym telefonie?
Z prawniczego punktu widzenia, administrator danych (w tym wypadku pracodawca) ma obowiązek zapewnić im odpowiednią ochronę zabezpieczającą m.in. przed:
-
przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem;
-
utraceniem;
-
zmodyfikowaniem;
-
nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
Samo RODO nie wskazuje jednak konkretnych rozwiązań, jakich należy się podjąć, aby zrealizować powyższe cele. Co więcej, pracodawca powinien uczulić swoich pracowników, że także oni muszą zadbać o bezpieczeństwo danych, jakimi dysponują. Tyczy się to np. informacji na temat współpracowników, kontrahentów i klientów, które mogą być zapisywane w telefonie pod imieniem i nazwiskiem danej osoby.
Jednym z podstawowych zabezpieczeń jest stosowanie blokady na telefon, która uniemożliwia sprawdzenie zawartości urządzenia bez podania PIN-u czy zeskanowania odcisku palca. Jest to zabieg o znaczącym wpływie na ochronę informacji na urządzeniu, gdyby zostało np. zgubione. Ze względu na szansę utraty telefonu dodatkowe szyfrowanie informacji, a także możliwość zdalnego zablokowania dostępu do urządzenia w dowolnej chwili, zwiększają bezpieczeństwo przechowywanych na nim danych.
Sprawdź także: Czym są zabezpieczenia biometryczne smartfona
Drugim elementem jest dbanie o zabezpieczenie przed niebezpieczeństwami sieciowymi, w czym pomocny będzie antywirus. Certyfikowany program regularnie skanuje urządzenie oraz blokuje niektóre akcje, gdy widzi w nich potencjalne zagrożenie.
