Spis treści:
Zarządzanie ruchem telefonicznym i numeracją w czasach home office
Urządzenia do komunikacji głosowej w pracy zdalnej
Telekonferencje. Czy wszyscy są na czas?
Komunikacja z kontrahentami, a zmiana organizacji pracy biur
Obsługa klientów z innych niż dotąd oddziałów
Zarządzanie ruchem telefonicznym i numeracją w czasach home office
Kiedy pracownicy funkcjonują w trybie „home office”, bywają w siedzibie firmy nieregularnie... jak tu zarządzać przekierowaniami, liczbą numerów i ich przypisaniem (np. dla nowych pracowników)? Jak uniknąć chaosu i nie tracić szans sprzedażowych (ew. nieodebrane telefony)? Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie i inżynierowie telekomunikacyjni. Istotnym ułatwieniem będzie implementacja wirtualnej centrali i wybranych usług do konfiguracji i zarządzania firmową telefonią z poziomu desktopa. To dobry moment na wdrożenie systemu zapowiedzi głosowych i infolinii (IVR System), przejście na centralne i zdalne zarządzanie książkami adresowymi oraz przekierowaniami. Najlepiej zacząć od przejrzenia dostępnych na rynku rozwiązań w zakresie wirtualnych centrali, telefonii IP oraz tele i wideo konferencji.
Urządzenia do komunikacji głosowej w pracy zdalnej
Smartfon + standardowe słuchawki, to najczęstszy zestaw prowadzenia rozmów z domu. Czasem to rozwiązanie działa i jest wystarczające. Jednak po kilku godzinach spędzonych „na telefonie” może pojawić się dyskomfort i ból uszu. A jeśli zdarza się pracownikom rozmawiać bez słuchawek, ściskając smartfona jak w imadle, pomiędzy policzkiem a ramieniem, narażają się na poważne kłopoty ortopedyczne. Łatwo jednak podnieść komfort i higienę pracy z domu dzięki nowoczesnym akcesoriom telefonicznym. Zestawy słuchawek na głowę, zarówno kablowych jak i bezprzewodowych, znacznie podnoszą jakość pracy, zwłaszcza w domu. Dodatkową zaletą jest ich uniwersalność, gdyż mogą być wykorzystywane nie tylko do telefonii, ale także do innych aplikacji konferencyjnych.
Telekonferencje. Czy wszyscy są na czas?
Liczba spotkań i rozmów online w ostatnim czasie drastycznie wzrosła. Menedżerowie, pracownicy terenowi, zespoły w oddziałach uczestniczą w kilku, a czasem nawet kilkunastu telekonferencjach dziennie. Trudno się dziwić, że nie zawsze pamiętają o każdym z tych spotkań. Z pomocą przychodzą usługi telekonferencyjne, wykorzystujące usługi chmury obliczeniowej i integrację z popularnymi aplikacjami. Wystarczy dodać odpowiednie wydarzenia do kalendarza, a system samodzielnie wydzwoni wszystkie osoby dodane do spotkania. To nie wszystko! Dzięki zasobom do przechowywania danych rozmowy mogą być nagrywane, przechowywane i odtwarzane na żądanie.
Komunikacja z kontrahentami, a zmiana organizacji pracy biur
W czasie minionej pandemii wiele firm zmieniło organizację pracy biur, oddziałów, placówek. Zmieniły się godziny pracy, obsada załogi. Niektóre placówki ograniczyły/rozszerzyły lub zmieniły profil działania. Jakie działania może podjąć firma, która chce poinformować kontrahentów o zmianach lub zachęcić do korzystania z innych kanałów komunikacji niż telefon? Z wirtualną centralą i pomocą dostawcy usług telekomunikacyjnych można szybko stworzyć IVR z systemem zapowiedzi, które odpowiednio pokierują dzwoniących. Można także poinformować kontrahentów o zmianach w funkcjonowaniu firmy, wykorzystując powiadomienia SMS, które można również zintegrować z własnymi aplikacjami komunikacyjnymi.
Wzmożony ruch telefoniczny
W niektórych branżach kontakt osobisty nie jest możliwy. W konsekwencji, wielu klientów, dostawców, partnerów biznesowych wybiera kontakt telefoniczny jako główny kanał komunikacji z firmą. Nie każdy biznes jest na to przygotowany. Zdarza się, że kontrahenci nie mogą się dodzwonić (bo linia jest zajęta), tracą cierpliwość, a do tego nikt do nich nie oddzwania. Dobrym rozwiązaniem w tej sytuacji jest stworzenie infolinii z kolejką w ramach usługi IVR System, z funkcją wallboard (wizualizacja stanu kolejek na ekranie monitora). Dzięki temu zarządzanie dystrybucją połączeń staje się prostsze, a wzmożony ruch może być sprawniej obsłużony. Dodatkowe raporty pozwalają na ewidencję nieodebranych połączeń i późniejsze oddzwonienie do kontrahenta.
Obsługa klientów z innych niż dotąd oddziałów
Część firm wstrzymuje funkcjonowanie niektórych oddziałów lub przenosi zadania między nimi, także w obszarze sprzedaży czy obsługi Klienta. W takich sytuacjach można zarządzać połączeniami na podstawie lokalizacji geograficznej połączenia, kierując je do wskazanych agentów lub identyfikować się pożądanym numerem w połączeniach wychodzących i kampaniach sprzedażowych prowadząc lokalne działania w wybranej strefie numeracyjnej. Innymi słowy, reprezentanci Twojej firmy mogą prezentować się u kontrahenta numerem kierunkowym z dowolnej strefy (np. gdy dzwonimy z Krakowa do Warszawy z tel. stacjonarnego, odbierający widzi numer warszawski).
